如何完善溝通機制

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如何完善溝通機制，溝通是合作的開始，有人說管理即溝通，溝通貫穿於管理的任何環節，市場上關於溝通技巧的培訓課程也不少，足以說明溝通在管理中的重要性，所以如何完善溝通機制？

如何完善溝通機制1

一、搭建溝通“橋樑”，無阻力溝通

企業發展強調的是團隊的精誠團結，溝通的行爲和過程在團隊管理中起重要作用。有些管理者唯恐別人比自己強，不讓員工知道，決策是領導做的，部下只需要執行上級決策，不需要相互溝通。

其實，溝通是雙向的。員工們知道的越多，理解就越深，對企業也就越關心。一旦他們開始關心，他們就會爆發出數倍於平時的熱情和積極*，形成勢不可擋的力量，任何困難也不能阻擋他們。這正是溝通的精髓所在。

所以說，有效的激勵機制的構建是在溝通機制的基礎作用下來體現的，儘快打通阻滯企業內部溝通的障礙。有效溝通的方式貴在建立廣泛的溝通渠道，既要有正式的溝通渠道，又要有非正式的溝通渠道，既要加強縱向溝通，又要重視橫向溝通；既要了解各種溝通方式的優點和缺點，又要有針對不同對象採取不同方式的靈活手段，才能使溝通機制的運行真正有效。

1、正式的溝通方式，如月度會議、週會、早會、總經理辦公會、各種根據工作需要的協調會、分析會、座談會等，這是適合決策層商議確定企業方針目標，工作佈置、總結、任務要求的溝通方式。其中，採用座談是一種廣泛交流的形式，要求高層與一部分員工就企業的某些問題進行非正式的多向交流，以尋求一些解決途徑。這一溝通形式的優點在於參與座談的員工因爲人數佔據優勢，從而從心理上克服弱勢羣體的思維，交流時也可暢所欲言。在實施的過程中的小問題，可當場處理；大問題，須蒐集適量信息，將重要問題具體分析，以選擇行動方案。應當把這一形式定期化。

2、不定期召開員工大會或面談的方式。高層主動與基層員工進行面對面、一對一的交流，從而瞭解員工需求的一種機制。但這一形式得到的信息真僞取決於面談員工的心理狀態。公司的重要信息直接由高層傳達，有問必答，使員工各司其職，都清晰的知道自己該向誰負責、向什麼負責，使員工瞭解、掌握本單位的最新動向、目標等信息，從而縮短員工與上層管理者之間的距離，使員工產生對組織的信任感與忠誠度。

3、非正式的溝通方式，如電話溝通、信函、電子郵件等。這是適合決策層與管理層、*作層，管理層與*作層加強交流，增進了解的溝通方式。無阻力的溝通，纔有企業無阻力的未來。傳統的溝通方式有時一兩句話很難溝通清楚，特別是遠距離管理時，溝通成了一件不那麼容易的事情——在網絡時代，通過互聯網這個溝通方式，來解決這個難題，是一種高效的交流方法，是一種必須，也是一種藝術。從信息溝通的流轉過程入手，健全網絡溝通渠道；重視員工的意見，領會員工的所思所想，分析存在問題的原因，主張求同存異。因爲如果你不正視他們的意見，本來可以企業提供一個非常好的意見的，但是平時你的不聆聽，那時也就不會給你提了。

4、定期開展員工文娛、聚會、體育類等活動。通過舉辦形式多樣、輕鬆、愉快的活動，增加員工之間相互接觸、相互合作的機會，加強員工之間的交流，增進相互瞭解的程度。在活動期間，可以就某些熱點問題，考驗他的觀點和看法、分析問題的條理*和表達能力、邏輯思維能力等，通過分析外顯行爲和淺層次的'知識經驗及深處的、主觀的個*特點及其差異；瞭解能力素質和*格、潛在的行爲動機等。行爲動機即覺悟、內在追求。管理界的三句名言：人的知識不如人的智力；人的智力不如人的素質；人的素質不如人的覺悟。

二、多溝通，善疏導

人和人之間有接觸纔有瞭解，有了解才能溝通，有溝通才會互動。多與對象溝通，不僅可以藉助豐富的表情，表達更加準確，大幅減少信息失真，還可以增進一定的瞭解和感情等等。

所以，建立這種感情關係，應該常“串門”。不失時機的尋找一些多接觸的理由，找準溝通對象進行感情培養。所有感情的培養，所有交易的達成都會基於“串門”。尤其是如果能找到某件事情是可以令對方需要你的，那種距離感會隨着這樣事情的發生而消失掉。我說的不是你求對方，而是對方需要你。試想一下，當我們求別人辦事和別人求我們辦事的時候，心裏的狀態是不一樣的，自然是誰需要幫助在心理上首先會繳械投降。這是溝通機制的精髓所在。建立“六必談”制度。藉助豐富的表情，表達更加準確，可以大幅減少信息失真，還可以增進這間的感情和理解，達到“潤物細無聲“的效果。員工表現優異時必談，及時表揚，適當給予獎勵；員工出現差錯時必談，及時瞭解原因，糾正改進；員工獲得晉升（晉級）時必談，聽取意見建議，明確更高責任和目標；員工間有矛盾時必談，掌握事實，及時化釋解疑；員工有思想問題時必談，瞭解動態，及時引導提高；員工離職時必談，掌握信息，及時瞭解原因，正視問題。

2、溝通層次明確。站在員工的角度或需求考慮問題，才能打通阻滯企業內部溝通的障礙。在一個團隊中如果不能有效地進行溝通，那管理就是空中*樓，激勵機制也就無從談起，那麼就不能很好地彼此協作，必須要解放思想、轉變領導意識，重視發揮和挖掘每位員工的聰明才智，讓員工真正成爲企業的主人蔘與獻計獻策，共同承擔企業發展的重任。例如，有的基層管理人員出於對自己職位的考慮，對於上級領導在工作中顯而易見的錯誤是視而不見。員工應該懂得如何以合理的方式去協調，而基層主管更需要知道如何去耐心地引導。3、溝通效果跟蹤檢查。每次的溝通，都要進行效果的跟蹤檢查，存在的問題是否已解決；思想的疑慮、矛盾是否已化解；工作的偏差是否已糾正；工作執行是否達到預期；執行力是否提高……溝通的有效*在於結果的有效*。組織績效不高，也有可能是“巢”的問題：與崗位不適應，與同事、上司工作作風，習慣不適應等，這時可以調適到適合的“空穴”。正如《淮南子·原道訓》的“喬木之下，空穴之中，足以適情”。

三、人崗匹配，“醞釀”良馬

加快品牌“產品”的開發和培育，調整組織的“造血”功能，有助於改善內部溝通，從而促進“血液”循環和新陳代謝，有效驅除組織的“病毒”元區，是降低內部溝通協調成本的事半功倍之舉。“山重水複疑無路，柳暗花明又一村”。智者樂水，仁者樂山。基於崗位勝任特徵，合理組合各種不同的人，通過個體心理特徵及年齡互補*實行人職匹配組合。組合得好能產生奇效，使整體效能大於各個人才作用之和，即一加一大於二；組合得不好，會使各個人才的作用發揮受到限制，甚至產生內耗，個體人才的作用相互抵消，即一加一小於零。“三個臭皮匠，合成一個諸葛亮”，就是這個道理。任良馬，須知馬。良馬足以擔負重任，值得驅遣。從溝通角度來看，良馬不是天生的，而是製造出來的，企業應從發展的趨勢去識別良馬，避免出現“相馬失之瘦，相士失之貧”。在關注的馬匹中，有許多品種的馬，如：千里馬、良馬、“瘦”馬、“廢”馬、“毒”馬。千里馬有，但找起來不容易；而良馬是有幸期遇“伯樂”，才得以成爲“千里”馬；而有的“瘦”馬除已經顯露和具有的潛在才能外，還有一種“發展”的才能，這種才能尚未充分顯現，只要經伯樂精心馴養，也可成爲千里馬；這種主要表現在年輕的馬匹中，應注意識別挖掘和馴養，因爲它關係到“馬匹”品種的開發、智力的投資和後備力量的補充；“廢”馬無論經怎麼馴養也只能成爲“瘦馬”，是不會變得精壯神駿的；“毒”馬的品質極差，成事不足，敗事有餘，是不可用的。綜上所述，建立一個有效的激勵機制，可以從建立如下的管理制度下手：利益機制—完善三位一體的責任制、考覈制和獎懲制。監督機制—建立有效的防錯糾錯機制。思想機制—注重組織文化和職業道德建設，引導、提升人的需要層次。所以說，在組織的不斷髮展過程中，組織應進行行爲的調整與*，與有關人員廣泛蒐集信息、分析信息，客觀公正地處理企業出現的各種問題，防止出現“不識廬山真面目、只緣身在此山中”；創造和靈活運用符號，做出科學判斷，共同推動全市供水事業，實現跨越式發展。

如何完善溝通機制2

一、建立良好的溝通文化

一些企業的會上不說，會後亂說，逢人只說三分話，增加了管理上的內耗。老闆喜歡員工拍自己的馬屁，一家人都學會了給老闆拍馬屁;老闆喜聽好聽的話，下屬彙報一般都是歌舞昇平。建立良好的溝通文化，必須從企業掌門人開始。溝通應樹立“問題在我”的思想，而不是無端指責別人;溝通應坦誠相待，而不是遮遮掩掩;溝通應通過有效途徑，而不是背後亂說。溝通文化不健康，溝通可能就會成爲形式主義，很難對管理起到實質性的幫助，就溝通本身來說是不產生任何效益的，反而增加了管理成本，時間的浪費是最大的浪費。

二、建立溝通制度與流程

企業應根據企業自身的特點，確定溝通形式，建立溝通制度與流程，讓溝通有據可依。制度與流程是觀念的落地工具，觀念只有貫穿於制度與流程中，纔不會懸在空中。例如：管理者的辦公室永遠都開着門，歡迎員工反應問題，而不是把員工拒之門外。用制度的形式規定溝通的方式、內容、頻率，並納入績效考覈，最終成爲習慣。

三、坦誠相待，以工作爲主題

溝通應坦誠相待，以工作爲主題，而不是扯虛無縹緲的話。溝通時間，要多說讚美、鼓勵、感激、幽默的話，不要說沒有依據、數據的話，自己情緒不好的時候不要與別人溝通。

四、及時反饋，解決問題

對於在溝通中員工提出的問題，要有針對性措施，並及時向員工反饋，否則就失去了溝通的意義。通過溝通，發現管理中的問題，解決管理中的問題，本來對員工也是一種激勵。

隨着信息化的普及，QQ、MSN、E-Mail、OA等成爲常見的溝通形式，雖然信息化縮短了人與人之間的距離，但也淡化了人與人的之間的感情。我曾經工作的一個企業，實現了無紙化辦公，辦公室工作人員平時的工作基本都是在電腦上完成，我發現員工之間的感情多少有些冷漠，隨後由公司出經費，跨部門組織集體活動，促進了而員工之間的溝通，增進了員工之間恩恩感情。

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建立良好的溝通機制的方法

1、注意傾聽：“上帝給了我們兩隻耳朵，卻只給了一張嘴巴”。要少說多聽，傾聽是我們獲取他人信息，認識他人的重要途徑，也是我們尊重病人的最好方式，傾聽病人的心聲，讀懂他的內心世界，在傾聽中，必須使自己敏感，理解對方的情感意義，必須對對方的信息保持充分的興趣，理解對方表達的真實自我，讓病人及家屬感到你是一個真誠專注的傾聽者，是一位設身處地理解病人的護士。

2、表示共鳴：病人及家屬的社會地位、職業、文化、性格差異甚大，與其溝通或解決問題時，要考慮到各種因素，特別對不易溝通的人，暫時難以統一，要記住一句話;可果斷決定，另找時間，使自己處於最佳狀態時再來協調處理矛盾。

3、高尚激勵：每個人都崇尚高尚道德，在說服他人轉變看法時，有效的方法是用高尚的動機激勵他，耐心啓發他做他應做的事，和應有的修養。