同事小M是公司的管培生，畢業三年的她十分好學和努力。工作總是搶着做，任勞任怨，而且無論加班到幾點，總是按時按量的完成工作，深受她的老闆和同事的喜歡。
不過最近M有點鬱悶。老闆覺得M的工作做得不錯，有意安排她在公司高層的會議上彙報工作，藉此給她更多的機會展現和曝光。本來是好事，可是最近M連做了幾次PPT，都被老闆斃掉。要知道M可是PPT製作高手，工作後一直以會做精美PPT而出名。可是爲什麼就這次向更高層彙報工作的PPT就怎麼都不得法呢
於是M跑來找我求助。當她打開PPT時，我立即就知道問題在哪裏了。
絕大部分公司的組織架構，都是金字塔型的。這就意味着越上層的管理者或者老闆，每天接觸到信息就越多。而作爲管理者最重要的一個工作職能，就是在大量的信息中獲取核心要點，並以此作爲業務決策的依據。
可惜的是，大多數人的彙報工作都沒有掌握正確的方法。如果不站在對方的角度去陳述，很有可能你講完了，他/她什麼也沒聽進去，這意味着你白做了。
彙報工作只是將你日常所做的，用正確的方法表達出來。有些技巧你需要學會。
1
首先確定你最想傳遞的信息是什麼
可能你的工作過程很辛苦，也可能你的Show case很多。但是，無論你彙報了多少內容，請首先確定你此次演講的目的，那就是讓領導聽完後記住你彙報的核心內容。目標最好是聚焦在一點上，最多也不應該超過三點。否則就是自嗨，因爲領導記不住。
所以，首先要確定目標，你最想傳遞給老闆的信息是什麼。
2
彙報內容，從結論開始
不知你有沒有留意，我們講話結構通常是這樣的：今天早上去買菜，爲了能買到最新鮮的大白菜，我6點就起牀了，然後坐公交車到地鐵站，沒想到地鐵發生故障，等了20分鐘才正常運行。當我步行10分鐘到菜市場後，發現大白菜已經賣完了，太不好運了。
怎麼樣這就是我們再熟悉不過的講話結構———平鋪直敘，先背景，再過程，後結果。
這種說話方式，聊天寫小說都沒有問題。但是用這樣的結構去彙報工作，就大錯特錯了。用平鋪直敘的方式講話，傳遞的信息非常多，聽完後完全不知道你想要表達什麼。到底是想傳遞早起的問題，或是地鐵的問題，還是白菜的問題
想讓人在短時間內一聽就清楚你想傳遞的信息，必須改變溝通結構，即以結論爲導向的方式：結論—背景—過程—結論。
換一種講法：今天很不好運，我沒有買到白菜（結論先行）。我起了大早只爲買到新鮮的白菜（背景），我6點起牀，坐公交車到地鐵站，沒想到地鐵發生故障，等了20分鐘才正常運行（過程）。所以，我最終還是沒有買到白菜（結論）
內容完全沒有改變，只是說講話順序變了，現在是不是非常清楚，這段話想表達的意思是什麼
想讓領導在你所說的衆多信息中聽懂你想表達的意思，請記住結論先行。
3
一張PPT只傳遞一個結論
每次開會看到那些寫着密密麻麻的內容的PPT，我就能搖頭。這樣寫PPT完全從自身角度出發，沒有考慮到觀衆的感受。
想想吧，一場會議可能長達3個小時或更長時間，演講者的內容個個不同。要想集中精力聽進所有內容，對聽衆而言絕對體力，眼力和精神的雙重考驗。
很多人一看見滿是文字的PPT，第一反應就是崩潰了。此刻不精神渙散更待何時
做PPT的人光顧着往每張slide裏塞進更多的內容，生怕漏掉了什麼內容，自己吃了大虧。就如媽媽做了很多的菜，希望孩子都能吃下。殊不知，孩子吃飯前已經吃了很多東西，再一看到滿桌子的菜，就完全不想吃了。
記住，PPT的內容一定要精簡，每一張都只能有一個結論。最好的辦法就是將標題設爲結論。這樣既直觀又避免歧義。
4
少字多圖，學會用數字說話
一看到用數字說話，很多人此刻會點頭，嗯，完全同意，我就是這樣做的。但我不得不說，多數人都做錯了。
剛纔有談到，很多人都喜歡將每張PPT填的很滿。填滿PPT的常見兩種做法：一是文字填滿，二是數據填滿。用數字說話的人，喜歡把PPT當成Excel，將Excel複製粘貼過來PPT，每一張PPT都是一個EXCEL，上面寫滿了用放大鏡也看不清的數字。
我建議每個做PPT的人，每做完一張PPT，自己退後三大步看看，設身處地的想一想，如果你是聽衆，你是否能一眼看得清楚這張PPT如果你都不能，憑什麼可以吸引到觀衆
想讓臺下觀衆看的懂PPT的辦法就是：
1。少文字多圖片。能用圖表或圖片表達的，儘量不用文字表述；
2。突出關鍵數字。數字是最有衝擊力的表達方式。但是要切忌滿屏都是數字。只有突出關鍵數據，才能給人留下深刻印象。
5
一場幾十分鐘的彙報演講，PPT最好不要超過10張
做到這一點很難，但還是要往這個方向努力。有舍纔有得。果斷的刪掉無關緊要的內容，只留下精髓部分，這樣才能清晰地傳遞信息。
如果你想利在短短几十分鐘內傳遞幾十個觀點，那麼最終的結果，有可能是別人一個也沒聽進去。
回到M的彙報PPT。她給我呈現的絕對是PPT高手的精美製作。可是她的PPT多達40頁，每一張的內容都極爲豐富多彩，密密麻麻連螞蟻都找不到落腳的地方。
我問她，你想傳達的目的是什麼呢你每一部分的結論又是什麼呢你想講完後，讓老闆記住哪幾點呢她低頭沉思，然後，眼睛亮了。
想通過彙報演講給人留下深刻印象，在衆人當中脫穎而出。一定要記得這五點，設定目標，結論先行，標題即結論，少字多圖，簡明扼要。
永遠不要忘了你彙報的目的，你不是爲了講而講，你是爲了讓人記住而講。假如你想表達三個要點，如果你講完後，有人能複述出你的三個要點，那麼恭喜你，你的演講成功了。
